Di dunia ritel, laporan penjualan dan laporan stock barang gudang menyimpan banyak informasi. Tetapi hampir setengah dari bisnis kecil tidak melacak stock barang gudang mereka, atau mereka menggunakan metode manual untuk melakukannya. Hal ini membuat bisnis rentan terhadap pelaporan yang tidak akurat. Meskipun itu mungkin tampak tidak signifikan, ketika Anda menggunakan data untuk menginformasikan keputusan bisnis, itu bisa memberikan perbedaan yang cukup besar.
Laporan stok barang gudang adalah ringkasan stok barang yang ada di gudang. Laporan ini menyaring detail seperti berapa banyak stok yang Anda miliki, produk mana yang paling cepat terjual, kinerja kategori, dan informasi lain tentang status dan kinerja inventaris. Ada banyak jenis laporan stok barang gudang yang dapat Anda gunakan, masing-masing memiliki tujuannya sendiri.
Cara Membuat Laporan Stock Barang Gudang
Sebelum mulai membuat laporan stok barang gudang, ada baiknya untuk bertanya pada diri sendiri apa yang ingin Anda dapatkan dari laporan inventaris dengan menguraikan indikator kinerja utama yang akan dilacak oleh bisnis Anda. Dengan begitu banyak metrik yang perlu dipertimbangkan, ini akan membuat proses pelaporan Anda tetap fokus dan dapat ditindaklanjuti. Meskipun Anda secara teknis dapat menggunakan spreadsheet Excel dan laporan manual, teknologi modern seperti sistem aplikasi akan membuat proses laporan stok barang menjadi lebih mudah, lebih akurat, dan lebih berharga.
Setelah Anda siap, saatnya untuk mulai membuat laporan stock barang gudang
- Buat daftar item Anda
Pertama-tama, Anda perlu mengekspor data stok barang dari perangkat lunak manajemen inventaris, atau database lain yang memiliki informasi tersebut. Cantumkan informasi dasar seperti jumlah unit yang Anda miliki, lokasi unit, varian yang Anda miliki, nomor seri dan SKU, harga, dan informasi dasar lainnya. Informasi yang Anda sertakan akan sangat bergantung pada pertanyaan yang ingin Anda jawab.
- Tetapkan jangka waktu Anda
Penting untuk menarik semua metrik dari jangka waktu yang sama, jika tidak, Anda akan memiliki data dan perbedaan yang tidak cocok. Anda mungkin melihat satu tahun atau menelusuri ke jam. Dan jika Anda membandingkan periode, pastikan Anda membandingkan secara merata. Dengan kata lain, jika Anda melihat angka penjualan untuk bulan Juni dibandingkan dengan November, kemungkinan besar Anda akan melihat perbedaan besar karena banyaknya pembeli di hari libur.
- Jalankan laporan Anda
Maka saatnya untuk memilih laporan mana yang akan Anda jalankan dan menghasilkan angka. Para ahli merekomendasikan untuk memulai dengan laporan yang dibuat secara otomatis melalui dasbor aplikasi agar bisa mendapatkan tempat yang bagus untuk memulai analisis Anda. Namun perlu diingat bahwa tanpa sistem pelaporan perusahaan atau praktik terbaik untuk mencatat laporan stok barang Anda dari waktu ke waktu, persentase untuk mendapatkan hasil yang akurat pada inventaris akhir periode menjadi menurun.
Seberapa sering Anda membuat laporan stock barang?
Satu-satunya jawaban untuk semua dalam hal frekuensi membuat laporan stok barang adalah Anda harus menjadikannya kebiasaan rutin, dan selalu melakukannya sebelum dan sesudah periode sibuk yang diketahui.
- Mingguan dan bulanan
Anda dapat memanfaatkan aplikasi dan solusi manajemen inventaris Anda untuk menarik laporan stok barang dengan mengekspor data mingguan dan bulanan. Laporan stok barang mingguan dan bulanan dapat mendukung tim yang berbeda. Misalnya, tim merchandising dan pemasaran dapat mengambil manfaat dari laporan mingguan sehingga mereka dapat membandingkan bagaimana peluncuran dan penempatan produk baru memengaruhi penjualan produk yang sudah ada.
- Setelah penjualan yang sibuk
Banyak sekali ahli yang menjelaskan tentang pentingnya membuat laporan stok barang setelah musim penjualan yang sibuk. Para ahli menyarankan untuk membuat laporan stok barang setelah setiap periode penting bisnis yang sering kali mencakup pembuatan dan analisis pelaporan pada akhir setiap minggu, bulan, kuartal, semester, dan tahun. Laporan juga harus dijalankan setelah peristiwa penting lainnya seperti musim liburan. Ingat, tren penjualan Anda penting tetapi pertumbuhan periode ke periode juga tak kalah penting.
- Berdasarkan operasi bisnis Anda
Para ahli juga merekomendasikan untuk melihat operasi bisnis Anda. Apakah Anda memesan barang setiap hari, setiap bulan, atau dengan frekuensi yang berbeda? Laporan stok barang berisi wawasan penting untuk menginformasikan pembelian. Mengingat kecepatan perubahan di ritel, menjaga kesehatan inventaris saat ini sangat penting untuk mengelola kepuasan pelanggan dan profitabilitas perusahaan.
Komponen yang Harus Dimasukkan ke Laporan Stock Barang
- Persediaan barang
Persediaan barang menunjukkan berapa banyak unit produk yang dimiliki di gudang, bersama dengan nilai stok mereka saat ini. Ini pada dasarnya adalah ukuran berapa banyak modal yang Anda miliki dalam inventaris Anda, yang membantu dengan pemesanan ulang, penganggaran, dan perencanaan keuangan.
- Stok rendah
Laporan persediaan stok rendah memberi tahu Anda item mana yang hampir habis. Mengingat biaya kehabisan stok, laporan ini sangat penting. Jika Anda sering kehabisan stok, pelanggan tidak akan lagi bergantung pada toko Anda dan akan mencari tempat lain untuk kebutuhan belanja mereka. Ini membantu Anda tetap mengetahui stok barang yang sedikit dan proaktif dalam pemesanan ulang.
- Laporan kinerja produk
Laporan inventaris ini memberi tahu Anda produk mana yang paling populer dan menguntungkan. Anda mungkin melihat celah di antara pembelian. Misalnya, jika ada waktu yang lama antara tanggal penjualan pertama dan terakhir, Anda sebaiknya menyelidiki mengapa penjualan tidak cepat. Dan jika Anda memiliki barang yang terus habis, Anda mungkin mempertimbangkan pesanan terbesar.
Contoh Laporan Stock Barang di Gudang
Laporan stok barang Toko Maju Jaya
Periode 1-31 Oktober 2022
| 1 Oktober 2022 | ||||||
| No. | Kode Barang | Nama Barang | Satuan | Harga Satuan | Stok Masuk | Stok Keluar |
| 1. | ATK-001 | Spidol Bintang Biru | Pcs | Rp 5.000 | 15 | 5 |
| 2. | ATK-002 | Spidol Bintang Hitam | Pcs | Rp 5.000 | 15 | 8 |
| 3. | ATK-003 | Pensil Bintang 2B | Pcs | Rp 3.000 | 30 | 12 |
Mengenal Aplikasi Pengelolaan Laporan Stock Barang
Melihat penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk dapat menyusun laporan stok barang, perusahaan perlu memperhatikan sekaligus mempersiapkan beberapa hal penting. Suatu hal penting yang tak boleh luput dari perhatian adalah penggunaan aplikasi bisnis. Saat ini salah satu aplikasi pengelolaan bisnis yang paling banyak dipercaya oleh banyak perusahaan di Indonesia adalah Hitoko.
Hitoko adalah sebuah aplikasi pengelolaan bisnis yang dapat dimanfaatkan oleh pemilik usaha untuk mempermudah tugas pengecekan dan pencatatan laporan stok barang di gudang. Dengan menggunakan aplikasi Hitoko, pemilik usaha sudah tidak perlu lagi melakukan perhitungan dan pengolahan data bisnis secara manual. Dengan kemudahan yang dibawa oleh aplikasi ini, maka kegiatan penyusunan laporan stok barang dapat dengan mudah dijalankan.
Demikianlah tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai laporan stok barang dan ragam komponen pentingnya. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pengecekan dan pencatatan laporan stok barang di gudang memang membutuhkan ketelitian ekstra. Namun ada satu cara untuk mempermudah pencatatan laporan stok barang dan operasional bisnis secara keseluruhan, yakni dengan menggunakan aplikasi terpercaya seperti Hitoko sehingga proses bisnis Anda dapat berjalan dengan lebih lancar dan akuntabel.
